如何分挖掘Office软件的内置功能,提高个人和部门工作效率!

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许多年以前,离开学校进入职场,在公司的培训部工作,我的职责之一就是管理和更新许多电子版的培训资料。为了便于管理,我把所有的培训资料整理成了一个清单放在Excel工作表里,并给每份培训资料名称设置了相应的超级链接,这样,当我们点击培训资料名称时,就能够打开相应的电子版文件。

在我管理的培训资料中,很多是Excel格式的文件。一天,同事提出一个问题:“Excel文件里有很多工作表, 当我们点击超级链接打开另外一个Excel文件时,能不能自动跳转到所链接Excel文件中的某一个特定工作表呢?”那时,公司大多数人对Excel的了解不深,这个问题一时难住了我,我首先想到的是编写VBA代码解决,后来才知道,Excel本身就具有链接到Excel文件中的某个特定的工作表的功能!

实际需求是学习Excel的最大动力之一,随着不断解决工作遇到的各种问题,我逐渐发现,对于困扰用户的绝大部分问题,Excel软件早已给我们准备好了相应的操作,只是我们还不知道而已!

 

不久,我转入了公司的商务计划部,新的工作中涉及大量的数据分析和处理内容,每天对着电脑进行日复一日的数据分析和处理,工作内容相当枯燥和单调,然而正是这种枯燥和单调的工作使我想尽办法探索一些捷径来减轻自己工作量和工作中可能出现的差错。而在这种不断地探索过程中,我逐渐感受到了工作的乐趣,甚至体会到了所谓“干一行,爱一行”的哲理(呵呵)。

 

我所服务的公司是一家从事半导体集成电路制造的大型跨国企业。每周,都会有几百万个元器件的成品出货;每一时刻,生产线上都同时加工着几百种不同的产品,每种产品各自对应着不同的交货日期;除此之外,每种产品对应着不同的加工步骤和加工设备;每种设备对不同产品有着不同的加工能力;每种设备的设备利用率各不相同;每种产品本身的良品率各异。

 

更为复杂的是这些参数,诸如,设备针对特定产品的单位时间加工能力,产品本身的良品率,设备的利用率,设备数量等等是和时间相关的、随着企业制造工艺的不断改进和生产规模的变化而不断变化,这为我们准确的制定生产计划、设备投资计划和直接生产人员需求计划提出了不小的挑战!

我们公司已经实施了某个知名的ERP系统,但是,现有的ERP系统生成的只是粗略的各种数据分析报告,远远不能满足我们制定各种具体的生产管理相关计划时的精细化要求。

 

之前的工作情况是,每周一早晨,生产计划人员从公司的ERP系统中下载最新的包含有不同产品需求数量的客户订单数据,然后结合那些从公司不同数据源(内部网站或数据库)中导出的各种随时间而变化的生产参数,利用Excel,经过复杂而繁琐的分析,计算出客户订单所覆盖的时间范围之内的设备需求数量,原材料需求数量,直接生产人员需求量等数据,找出我们资源拥有量和需求量之间的差异,形成最终的分析报告,以便及时发现问题,协调相关人员提前加以解决,保证工厂在最大程度上满足客户订单的按时交货需求。

 

由以上述描述可知,整个订单分析过程非常麻烦,一般情况下,这项工作往往需要四五个人连续工作一整天,有时甚至要到第二天上午,才能得到一份还不一定完全准确的分析报告。而这时,宝贵的时间已经过去了一天! 我们可以想象,这对于快速变化的企业环境意味着什么?!

 

感谢之前我对微软Office各个组件的了解,特别是对当时大多数人还不太了解的Access软件也比较熟悉,再加上我对整个商务计划部门业务流程的熟知,直觉告诉我:Excel/Access在改善商务计划部门工作效率方面一定大有所为!事实证明,的确如此!

我用Excel/Access开发了一套产能分析工具,应用后,部门工作效率得到了极大提高:数据分析和处理时间从5个人一天减少到了一个人2小时,并且大大减少了人工分析可能的引入错误!

 

切实感受到Excel和Access在商务数据分析和报告自动化方面的巨大威力后,我开始有意识地对微软Office软件在改善工作效率方面的应用潜力进行了深入探索,重点关注于:如何以一个普通微软Office软件用户的角度,利用Office 各个组件,充分挖掘Office软件的内置功能,提高个人和部门工作效率,进而提高整个组织的生产力!

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