利用word实现邮件合并实例处理图解教程

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引言:扫描后用Word制作请柬模板,使用Excel建立,Word邮件合并批量导入,最终将文字准确打印到请柬相应位置.

 

通过本文你可以学到:

扫描后用Word制作请柬模板

使用Excel建立

Word邮件合并批量导入

最终将文字准确打印到请柬相应位置

最近,我有一个非常要好的朋友要走进婚姻的殿堂。由于要忙的事太多,我们做朋友的当然要义不容辞地帮忙。我那哥们也不客气,直接给我一大堆请柬和一份需要填写的嘉宾名单,让我帮忙打印。打印文件对我来说本是一件小事,但如何把字填写到请柬相应的位置?这么多人一个一个修改、打印也是很烦琐的事情。为此,本人思考良久,终于找到一个可行的方法。其实,这个技巧在会议邀请函、贺卡打印等场合中,都非常实用。不信你就体验一下吧。

规范模板巧制作

由于每份请柬只是嘉宾的名字不一样,其它内容基本一致,所以我们只需要制作成模板,然后再导入嘉宾姓名就行了。

第一步:扫描请柬。请柬的框架已经印制到请柬上,为了保证我们填写的内容能准确地打印到相应的位置,所以我们需要将请柬扫描成图片文件备用。

第二步:启动Word 2003(其他版本操作类似),新建一空白文档。

第三步:设置纸张大小。因为我们的请柬大小不一,所以我们需要设置纸张大小为请柬的纸张大小。我拿到的请柬大小为: 21.6cm*18.6cm。

第四步:插入图片。执行“插入→图片→来自文件”命令插入请柬图片。在图片工具栏中,将图片的“文字环绕”设为“衬于文字下方”。将图片充满整个页面(见图1)。

 

 

 

第五步:插入文字内容。在绘图工具栏中单击“竖排文本框”按钮(如没有找到绘图工具栏,可在工具栏中右击,选择“绘图”)。在文本框中输入嘉宾姓名,设置好字体、字号。选择文本框,双击,打开“设置文本框格式”窗口,将“填充颜色”设为“无填充颜色”,“线条颜色”设为“无线条颜色”,再把文本框移动到请柬的相应位置。选择文本框,复制、粘贴若干个,将请柬的其它内容填写完整(见图2)。

 

 

 

第六步:打印样稿。将请柬放入打印机打印。打印完后,查看效果,如个别地方位置偏移,可选择文本框,按住Ctrl键,使用光标键微调文本框位置。调整好位置后,保存为“请柬.doc”,备用。

嘉宾数据库建立好

首先启动Excel 2003(其他版本操作类似)。在A1单元格中输入xm,B1单元格中输入cw。在A列中输入嘉宾姓名,在B列中输入先生、女士或小姐(见图3)。输入完成后,保存为“请柬数据.xls”,备用。

 

 

导入数据有讲究

刚才我们已经将文档模板和嘉宾数据建立完成,现在我们需要用到Word的邮件合并功能,将Excel中的嘉宾数据导入到Word文档中。

打开“请柬.doc”,执行“工具→信函与邮件→邮件合并”,在右侧的“邮件合并”窗格中,单击“下一步:正在启动文档”,在“选择开始文档”中,使用默认值“使用当前文档”。单击“下一步:选择收件人”,在“使用现有列表”中选择“浏览”,选择“请柬数据.xls”文件。单击“下一步:撰写信函”,在“撰写信函”中,选择“其他项目”,弹出“插入合并域”窗口,将xm和cw插入到文档的相应位置(插入前请删除刚才输入的嘉宾姓名和称谓,见图4)。单击“下一步:预览信函”,这时,可以看到已经将嘉宾的姓名插入到相应位置。单击“完成合并”(在完成合并前,一定要将请柬图片删除掉,不然会将图片一起打印),放入请柬,单击“打印”就可以将请柬打印出来了。泡杯茶,等它打完,就可以交差了哟。由于激光打印机对纸张厚度的限制,如果是纸张较厚的请柬,交给针式打印机打印就OK了。

 

利用word实现邮件合并实例处理图解教程

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