如何利用WORD自动打印邀请函

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用Word设计好邀请函的格式(即每封函共同的内容),然后,用Word的邮件合并功能,让Word从数据库中逐条读出相应的客户资料并自动写在邀请函指定的位置,最后再将邀请函打印出来。

合并数据库

这里我们假设,客户资料数据库已建好,邀请函的固定部分内容已输入完毕。

1、调出"邮件合并向导"

点击"工具/邮件合并",出现"邮件合并向导"。然后点击第1项"主文档/创建/套用信函",在弹出的对话框中选[选用活动窗口](还有一个按钮[新建主文档],其功能为:如果没有预选的设计邀请函,此处点[新建主文档],即可完成设计邀请函格式的工作)。

2、创建或调用已建好的数据源

本例为调出已建好的数据库,点第2个选项"数据源/获取数据",弹出的菜单有四个选项,分别是"建立数据源"、"打开数据源"、"使用通讯录"、"域名选项"。由于小赵已经建立好了客户资料数据库,所以此处选"打开数据源",在弹出的对话框中,文件类型选"ms foxpro",然后找到数据库文件(假设为VFP目录下,名为khzl.dbf),双击"khzl"。然后在弹出的"确认数据源"对话框中,选"FoxPro Files/Word通过ODBC(* .dbf)",点[确认]。此时,出现疑问提示框:"Word在主文档中找不到合并域,请选择[编辑主文档]按钮,在主文档中插入合并域",点"编辑主文档"。

"确认数据源"对话框中,不能选"FoxPro Files/通过ODBC(* .dbf)",否则将会出现没有"ISMA驱动程序"的错误,不能完成数据的调用作用。

"获取数据"中,点"建立数据"可以按Word的方式建立所需要的数据;"使用通讯录",数据则来自如Outlook之类的通讯簿;"域名选项",则可以让你同时使用几个数据源中的数据,比如,用A库的姓名,用B库的邮编,从而获得各个方面的数据。以上功能与本例无关,限于篇幅,兹不详述。

注意,此时,屏幕的工具栏中多出了"插入合并域"和"插入Word域"等一系列新工具按钮,这就是域工具按钮。如点"插入合并域",就会发现类似菜单的界面,上面有"单位、地址、邮编、联系人"的字样——这不正是khzl的字段名吗?原来,Word是把人家的字段拿来用了!

插入合并域

点"编辑主文档"后,下一步的工作是确定邀请函中活的内容要插在哪里。

何谓合并域?域是Word中的一个概念,它是一段特殊代码(用鼠标右键点击"<联系人>",选"切换域代码"就会发现"{MERGEFIELD 联系人}"的字样,这就是域代码),其功能是自动添加或更新文档中的文字、图形、页码和其他信息。比如,我们在文档中插入一个DATE域(菜单"插入/域/日期和时间/DATE"),计算机就会把系统的日期自动插入到指定位置,并且隔一段时间你再打开这篇文档,它就会自动更新为当天的日期。

合并域是诸多域中的一种,这里,其功能是自动逐次更新"联系人"那个位置所代表的内容——人的名字。

我们把光标移到"先生/女士:"前,然后点"插入合并域/联系人",此时,"先生/女士:"前就出现了"<联系人>"字样;同理在"代表"后插入"单位",则"代表"后出现"<单位>"字样。至此合并域插入完毕。

打印邀请函

如想了解合并后的效果到底如何,可按域工具栏中的"查看合并效果"按钮(一对尖括号下面写着ABC字样的按钮)",此时,"<联系人>"、"<单位>"变成了khzl第一条记录的内容。结合[下一记录]按钮,我们可以看到每一条记录合并后的结果(如果只显示域代码,请选择"切换域代码")。按[合并到打印机]按钮,即可将合并后的每一条记录输出到打印机打印出来。

制作邀请函信封

信封制作原理同邀请函是一样的,都是固定内容与合并域的结合。但,由于信封往往是预先制作好的,格式已经固定,邮政编码必须填在那6个小框子里,还要注意收信人及地址的位置,这实际上就牵扯到一个"套打"的问题。

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