Word2007中准确选择邮件合并范围

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Word2007的邮件合并对Excel数据一般是以整个工作表作为数据源,并以工作表的首行作为合并域名。如果一张工作表中有多个表格,那么只使用其中的一个表格进行邮件合并显然会很麻烦。其次,表格上一般都会有一个总标题,有时还会有两三行列标题。这样当工作表中第一行不是表格的列标题时,设置后邮件合并后域名会显示成F1、F2、F3……而不是实际的列标题,这显然也不利于快速准确选择合并域。这些问题其实很容易解决,我们只要事先在Excel文档中定义一个名称即可。以“绩效表”工作表(如图1)来说,如果想以A46:F87区域的“第一季度绩效”作为合并数据该怎么做呢?

Excel 为合并数据区域命名

先用Excel2007打开邮件合并要用到的数据源工作簿,例如人员考核资料.xlsx。再打开要使用的“绩效表”工作表,选中准备用于邮件合并的单元格区域A46:F87。Excel工具栏左下角的“名称框”中输入“邮件合并数据”(如图1),回车确认即可把选中的A46:F87区域命名为“邮件合并数据”。保存并退出Excel,以后就可以按名称选取合并数据了。

Word 按名称选择合并数据

打开Word2007,切换到“邮件”选项卡,单击“选择收件人”,在下拉列表中选择“使用现有列表”。在弹出的“选取数据源”窗口中选择打开刚才修改保存的“人员考核资料.xlsx”工作簿。此时会弹出一个“表格选择”窗口,在窗口的列表中就可以找到我们定义的名称“邮件合并数据”(如图2),选择这个名称就可以只引用“邮件合并数据”名称所代表的“绩效表”工作表的A46:F87区域作为合并的数据源,而不是整个工作表。在此我要介绍的主要是如何从工作表中按指定区域选择数据源,至于接下来要如何合并邮件已经有不少相关介绍,我就不再细说了。

提示:

在“表格选择”窗口中所有工作表名后都有$,因此可以根据项目名称后有没有$来判断该项是工作表还是定义的单元格区域名称。

当然,直接把邮件合并要用到的数据和列标题行距复制粘贴到一个空工作表中再进行邮件合并,也同样可以解决这个问题,只是在与原表保持数据同步方面多少会有点麻烦。事实上定义名称也要比复制粘贴操作简单吧?

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