增强Word图文场功能的技巧

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提起Word的图文场功能,相信广大用户都不会陌生,当我们需要复制某些不连续的Word文本时,只需分别选定需要复制的文本对象,然后按下Ctrl-F3键,那些选定的内容就会逐一添加到图文场中,然后我们就可以利用Ctrl-Shift-F3键将保存在图文场中的多段内容同时粘贴到文档的某一位置,这就比我们通常采用的剪切、粘贴操作要方便得多,因而深受广大用户的欢迎。当然,Word的图文场功能也并非十全十美的,它还存在着诸多不足,如系统在将文本添加至图文场时一概采用的是剪切方式,也就是说它在增加图文场的同时会自动清除原有文本,这就不能满足用户对文本进行拷贝的要求;再如,系统在将图文场中的内容粘贴到文档中时,它会在粘贴信息的同时一并清除图文场中的内容,这就导致用户不能重复利用图文场中的信息;另外,用户也无法对图文场中的信息进行浏览......,操作上有着很大的不便。对于这些不足,我们能不能想办法加以解决、以便使图文场功能能更好的满足我们日常操作的需要呢?回答是肯定的,利用Word提供的模板及加载项功能即可实现这一目的,解决上述所有不足,具体操作步骤为:

1.执行Word"工具"菜单的"模板和加载项"命令,打开"模板和加载项"对话框(如图1所示)。

2.单击"添加"按钮。

3.在弹出的"添加模板"对话框中选择Program Files\Microsoft Office\Office\Macros文件夹下的Macros8.dot模板文件(该文件为中文Word 97的一部分,但中文Word 2000不知为何并没有附带该文件,用户若是从Word 97升级而来的则可直接使用此文件,否则应到其他安装有中文Word 97的计算机中拷贝该文件)。

4.连续单击两次"确定"按钮,关闭"添加模板"和"模板和加载项"对话框。

此时,Word的快捷工具栏上就会出现一个"宏示例"按钮(如图2所示),它由"查找符号"、"超级文档统计"等7个命令及"复制图文场"子菜单等项目所组成,其中"复制图文场"子菜单又包括"选定内容添加至图文场"、"插入图文场内容"、"清除图文场内容"、"预览图文场"等命令,它们就是专门用于增强Word图文场功能的,广大用户可直接加以使用。如我们只需事先将需要复制到图文场中的内容定义为块,然后单击快捷工具栏中的"宏示例"按钮,并执行"复制图文场"菜单下的"选定内容添加至图文场"命令,系统就会在保留原始文本的基础上将这些内容拷贝到剪贴板中,从而满足了用户的需要;再如,当我们需要将图文场中的内容插入到文档中时,只需先行将光标移至需要插入图文场的位置,然后单击快捷工具栏中的"宏示例"按钮,并执行"复制图文场"菜单下的"插入图文场内容"命令,Word就会自动将保存在图文场中的内容插入到文档,并且它不会自动清空图文场,从而使得用户有机会再次使用图文场,极大的方便了用户;而"清除图文场内容"命令则可清除图文场中原有的所有信息,让图文场"从零开始";至于"预览图文场"命令则可帮助我们查看保存在图文场中的内容,功能非常强大(如图3所示)。

从上面的介绍中可以看出,利用模板和加载项增强Word的图文场功能的确是非常有效的,但唯一令人遗憾的是这些功能没有内置到Word中,我们每次使用这些功能时都必须重复执行上述步骤,操作似乎不太方便!别着急,上述增强图文场功能的命令实际上都是保存在Macros8.dot模板中的"宏"的功劳,我们只需将相应的"宏"拷贝到系统的Normal模板中,然后就可以直接加以调用了(就象是Word内置命令一样方便),这就可极大的简化日常操作。具体步骤为:

1.执行Word"文件"菜单的"打开"命令(或单击快捷工具栏上的"打开"按钮)。

2.在弹出的"打开"对话框中的"查找范围"栏中选择Program Files \Microsoft Office \Office \Macros文件夹;在"文件类型"列表框中选择"所有文件"选项。

3.找到Macros8.dot模板文件并单击"打开"按钮。

4.此时Word 97会弹出一个警告框,提示用户该文件中包含有宏,可能会传染宏病毒,用户应选择"启用宏"按钮。

5.打开Macros8.dot模板文件后执行"工具"菜单的"模板及加载项"命令,打开"模板及加载项"对话框。

6.在弹出的"模板及加载项"对话框中单击"管理器"按钮。

7.从"管理器"对话框中选择"宏方案项"选项卡(如图4所示)。

8.在"宏方案项的有效范围"列表框中分别选择"Macros8模板"和"Normal模板";在"在Macros8中"列表框中选择"AffSelectionSpike"、"CleatSpikeEntries"、"InsertSpikeContents"和"PreviewSpike"等四个宏(它们分别对应"选定内容添加至图文场"、"插入图文场内容"、"清除图文场内容"、"预览图文场"等命令)。

9.单击"复制"按钮,将这些用于增强图文场功能的宏从Macros8模板拷贝到Normal模板。

10.单击"关闭"按钮,返回Word文档编辑状态。

11.退出并重新启动Word。

12.执行"工具"菜单"自定义"命令,打开"自定义"对话框,并选择"命令"选项卡(如图5所示)。

13.从"类别"列表框中选择"宏"选项,然后从"命令"列表框中分别将"AffSelectionSpike"、"CleatSpikeEntries"、"InsertSpikeContents"和"PreviewSpike"等四个宏拖拽到Word快捷工具栏或菜单栏的适当位置。

14.右击这些菜单命令,利用"重命名"命令将它们的名字分别修改为"选定内容添加至图文场"、"插入图文场内容"、"清除图文场内容"和"预览图文场"。

15.单击"确定"按钮,关闭"自定义"对话框。

这样我们就实现了将有关增强图文场功能的宏复制到Word中的目的,然后我们就可以直接利用这些命令从事相关操作了,从而极大的简化了用户的有关剪切、复制等操作,效果非常好。

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