Word数据统计与公式编辑实用技巧四则

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数据统计技巧之一:公式结果快速计算

 

在文档编辑的时候,可能遇到需要计算公式结果的情况。不用使用Windows自带的计算器,Word的求和功能就可以帮你解决。

 

例如要计算

 

的结果,只需通过"Crl+F9"快捷键调出域符号,在"{}"中输入"=(2006^(1/5)+5^27*6)/(37.5-13.75)"1。然后按"F9",刚才输入的公式就会变成计算结果。

 

输入公式串

 

如果不希望公式被计算结果代替,还可以使用Word自带的"工具计算按钮"。在"工具"|"自定义"的命令选项卡中的"工具"类别中,选择"工具计算",将其拖放到工具栏中。在文档中输入"(2006^(1/5)+5^27*6)/(37.5-13.75)",并将其选中,点击"工具计算"按钮。在状态栏中就会显示计算结果。并自动将计算结果存放在"剪贴板"中,只需要使用"粘贴"就可以把计算结果输入到文档中。

 

点击“工具计算”按钮

 

计算结果

 

小提示:在使用域进行公式结果计算的时候,不能使用键盘输入"{}",而且在域编辑中需要使用英文输入法状态下的"=",使用中文的"="将不能显示计算结果。

 

数据统计技巧之二:表格数据统计

 

在使用Word进行简单表格数据统计的时候,有时需要在行末(或列末)统计整行(或整列)的总和或平均数。使用"公式"功能或是"宏"就能快速解决。

 

例如计算一个班级学生的总称绩和班级平均成绩:

 

班级学生成绩表

 

将光标至于学生甲的总分处,选择"表格"|"公式",输入"=SUM(LEFT)"(SUM表示求和计算,LEFT表示计算光标所在表格左边数据),确定后即可计算出整行总和。

 

计算整行总和

 

同样道理,在计算平均成绩时,只需要将公式改为"=AVERAGE(ABOVE)"。在需要计算次数较多的情况下,可以用录制宏的方法代替重复的操作,但是每次都要点击运行宏,还是比较麻烦。更简便的方法就是编写VB程序,循环运行宏。

 

例如计算六科及总分的平均成绩,打开"工具"|"宏"|"Visual Basic 编辑器",右侧在编辑窗口中输入以下代码:

 

Sub 计算单科平均成绩() '定义宏名

 

' 计算单科平均成绩 Macro

 

For i = 1 To 7 '执行7次求平均成绩的计算操作

 

Selection.MoveRight Unit:=wdCharacter, Count:=1 '执行一次操作后光标右移一格

Selection.InsertFormula Formula:="=AVERAGE(ABOVE)", NumberFormat:="" '求整列(ABOVE)的平均数(AVERAGE)

Next i

End Sub

 

代码的内容非常简单,可以根据后面的注释修改相应的操作。保存后,将光标至于起始表格的前一格,即"平均成绩"格,"Alt+F8"调出宏窗口,运行名为"计算单科平均成绩"的宏,即可批量计算七次平均成绩。这种方法对于计算大量统计数据时非常方便快捷。

 

公式编辑技巧之三:更改公式颜色

 

使用"Word公式编辑器"编辑的公式默认为黑色,可以使用绘图方式将公式改变成任意自定义颜色。首先使用公式编辑器新建一个公式,点击"绘图"工具栏中的"阴影样式"选择"阴影样式18",并在"阴影设置"中选择自定义的公式颜色,使用微移按钮将阴影和公式重合,就可以将公式变成自定义的颜色。

 

改变公式颜色

 

公式编辑技巧之四:调整公式所占行距

 

在文档编辑中插入公式,会使公式所在行的行距撑大,使整篇文档显示不协调。可以使用段落选项恢复公式所在行的正常行距,使整篇文章行距统一。

 

选择公式所在行段落,或整篇文档,调出"格式"|"段落"选项卡,将"缩进和间距"中的"如果定义了文档网格,则对齐网格"前面的勾选去掉,确定即可。

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