Excel 2013快速填充功能使用详解

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作为办公室人员,小秦每天都在处理大量的文档,上报数据一般都是使用Excel完成,使用频率最高的自然是数据的录入。为了提高效率,小秦一般都会使用填充功能,但仍然感觉不太顺手,因此最近她将Excel升级到2013版本,据说其中的“快速填充”功能十分的神奇…

提醒:要使用快速填充的功能,必须在所选内容的旁边拥有为你填充值的模式,也就是说已经拥有类似的示例数据,并确保在填充的列中有单元格处于活动状态。

1、自动填充

 

在填充数据时,如果已经拥有类似的序列,那么可以暂时先填充第一个单元格,向下拖曳填充柄进行复制,单击功能按钮,如图1所示,在弹出菜单选择“快速填充”,英文版本称为“Flash Fill”,或者单击是“数据”选项卡“数据工具”功能组的“快速填充”按钮,很快就可以完成该序列的自动填充。更神奇的是,在这些单元格启用“自动填充”功能之后,只要更改其中任意一个单元格的内容,那么Excel 2013会自动搜索已有的序列并完成智能填充,是不是很方便?

在手工输入前面一两组单元格内容之后,Excel 2013会自动感知这个规律,并自动填充剩余的单元格,类似于自动补全的功能。当然,在没有按下确认键之前,这些“自动填充”仅仅是浮现而已,并不会影响到正常的数据录入。

2、自动拆分

很多时候,小秦需要将某些数值进行拆分,最常用的是拆分年、月、日的数值,通常的方法是通过“分列”进行操作,其实Excel2013的“快速填充”功能可以实现数值的自动拆分:

例如我们需要自右向左拆分,需要保留最右侧的第1位数字。那么可以在第一个单元格输入最右侧的第1位数字,向下拖曳至指定位置,单击“快速填充”按钮,此时Excel2013会自动完成智能填充,效果如图2所示。按照类似的方法可以对日期、文字进行自动拆分,例如可以从“单位全称”列提取其中的某些内容,效果如图3所示,不过在处理的时候可能会遇到一些问题,例如一些相同的数值,Excel 2013可能难以判别。

 

3、自动合并

在以前的版本中,如果要完成合并,那么需要播放辅助列或使用公式,对于初级用户来说显然是相当复杂,而Excel 2013在这方面就比较简单:

在第一个单元格输入合并之后的结果,例如“无锡市职教中心张玉华”,向下拖曳填充柄至适当位置,此时你会看到单元格都显示相同的内容;选中这些单元格,在快捷菜单选择“快速填充”,我们就可以迅速看到更新之后的合并效果(见图4)。当然,应用“快速填充”规则后,我们可以按照自己的意愿进行重新合并,合并结果会自动更新,例如“张玉华校级”。

 

 

在实际应用过程中,Excel 2013的“快速填充”功能有时会出现一些这样或那样的问题,例如字符相邻内容相同时的拆分结果不完美、数值日期重复时拆分结果出错,此时可能使用函数或公式进行操作。不过瑕不掩瑜,对于小秦的日常办公来说,“快速填充”的功能已经完全足够。

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