Excel数据快速输入技巧

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文本、小数、分数、号码、时间和日期是用户经常需要录入的数据类型,下面将分别介绍这几类常用数据的输入方法。

1、输入文本

选定任意一个单元格,按【Tab】键可使目标单元格向后移动;按【Shift】+【Tab】组合键可使目标单元格向前移动;按【Enter】键可使目标单元格向下移动(默认情况下),如图1所示。

这样就可以在键盘上连续输入一组数据而不需要鼠标切换了,这在很大程度上提高了输入效率。

图1 快速在单元格中切换

2、输入分数

分数是用“/”符号来划分的,但需要说明的是,在Excel中日期的输入方法也是用“/”来区分年月日的,如在单元格中输入“7/8”,按【Enter】键显示的是“7月8日”,而不是分数,如图2所示。所以,为了避免和日期的输入混淆,输入分数时,需要在输入的分数之前输入“0”,然后按【Spacebar】键,再输入分数,如输入“0 7/8”,即显示为分数,如图3所示。

此外,如果在单元格中输入的分数包含整数,那么必须在整数和分数之间添加一个空格,如输入“2 1/2”,按【Enter】键后可得到所需结果,此时,编辑栏中显示的数据为“2.5”,如图4所示。

图2 输入日期

图3 输入分数

图4 输入包含整数的分数

3、输入小数

在Excel工作表中输入大量的小数时,如果逐一手动输入,操作起来十分繁琐。其实,使用Excel中的小数点自动定位功能可以解决这个问题,从而提高输入速度。

单击【Office按钮】,在随即打开的下拉菜单中单击【Excel选项】按钮,打开“Excel选项”对话框。单击【高级】按钮,在“编辑选项”选项区域中,选中“自动插入小数点”复选框,并在“位数”微调编辑框中键入需要显示在小数点后的位数,如图5所示。

图5 设置“自动插入小数点”功能

设置完成后,当用户再输入小数时,就不用输入小数点了。例如,输入“1234”后,Excel会自动加入小数点,即显示“12.34”。

此外,如果需要输入3位小数、4位小数时,只需正常输入即可;如果需要输入整数,则在整数后多输入一个小数点即可。

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