Excel快速办公不可不知的小技巧

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1.删除批注

 

你可以一次性地删除工作表中的所有批注,比如你完成了工作,想上交一份没有任何批注的电子表格,那么你就要这样操作:同时按住“Ctrl”、 “Shift”和“O” 键,这样就会选定工作表中所有含有批注的单元格。然后在其中一个单元格上点击鼠标右键,然后选择“删除批注”,然后移开鼠标,你就会发现所有的批注都消失 了。

2.记录在线采购

 

如果你从网络上购买东西,记录你的采购可能很麻烦。但是你可以把零售商发给你的确认电子邮件转到Excel工作表中。打开确认电子邮件,然后点 击开始点,再按住Shift键,再用鼠标点击结束点。按鼠标右键然后选择“复制”,然后打开一个空白的Excel工作表。用鼠标右键点击一个单元格,然后 选择“粘贴”。之后你需要调整一下格式,让它变得好看些。

3.审核公式

 

如果你对于某个公式感到困惑,你不知道这个公式是如何构成的,你可以选择包含该公式的单元格,然后在“工具”菜单中选择“审核”,然后选择“跟踪引用单元格”。你会看到相关单元格中出现了蓝色的点,并且有箭头指向该公式。当你完成了检查,选择“取消所有追踪箭头”。

4.导入财务数据

 

你可以从在线银行和财务软件中将数据导入到Excel中,但是这却不像打开一个Excel文件那么简单。财务数据通常是.csv形式。在 Excel中,进入“文件”菜单,选择“打开”,然后在“文件类型”中选择“文本文件”(*.txt, *.prn, *.csv),然后选择你需要打开的CSV文件。打开文件后,你需要调整列宽,以便使数据能够正常显示。

5.设置值为“0”的单元格的格式

 

你可以清除单元格中你所不需要的“0”:进入“工具”菜单,选择“选项”,然后选择“视图”,勾掉“零值”。如果你希望某些单元格中的“0”仍 然被显示,将这些单元格设置成自定义格式“0;-0;;@”。进入“格式”菜单,选择“单元格”,然后选择“数字”,在列表中选择“自定义”,然后输入格 式。如果想用“-”取代“0”,使用自定义格式“'0;-0;?-?;@”

6.创建公式

 

通过点击位于标准工具条中的“粘贴函数”按钮(被标记为“fx”)可以创建公式。如果你从列表中选择函数,它的描述将被显示在对话框中,你也可以按“帮助”按钮以获得更多关于该函数的帮助。另一种方法是按公式输入栏前的等号标志,你会发现最近使用的函数的列表。

7.链接

 

如果你看到一条关于失效或者错误链接到其他工作簿或者应用程序的报错消息,你就应该进入“工具”菜单,选择“选项”,然后选择“工作簿选项”。确认“更新远程引用”选项被选中。如果你选择了“保存外部链接数据”,你就不用再担心链接失效,但是你的文件会变得体积庞大。

8.求和

 

使用AutoSum工具来对一列单元格求和是非常容易的,但是如何计算小计呢?这个其实也很简单。只要使用公式“=SUBTOTAL (9,B2:B10)”。9是功能代码,代表SUM,你在使用的时候需要把单元格范围根据自己的工作表情况进行修改。你可以在B11单元格使用这一公式, 然后在B21使用诸如“=SUBTOTAL (9,B12:B20)”这样的公式。如果你在B22使用AutoSum工具,它就会对B11和B21单元格进行求和。

9.删除和清除

 

有两种方法能够清除单元格中的信息:删除和清除。点击目标单元格然后选择“删除”(或者按“Del”键或者空格键)将会删除单元格中的数值或者公式,但是格式和批注都还会保留下来。如果你想要让目标单元格恢复初始状态,就需要选择“清除”。

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