Excel中的批处理技巧

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对于在办公室工作的职员来讲,日常工作多是搜集、整理、计算数据,并将其结果直观图形化并附以文字说明,Excel可以称得上是帮助我们处理这方面事务的“专家里手”。笔者在工作实践中总结出多项Excel的“批处理”功能,简单实用,可以成倍提高工作效率。

1、工作簿的“批处理”

(1)打开多个工作簿:在“文件”菜单中选择“打开文件……”,按住“Shift"键或“Ctrl" 键并配以鼠标操作,在弹出的对话框文件列表中选择彼此相邻或不相邻的多个工作簿,然后按“确定”按钮,就可以一次打开多个工作簿。

(2)关闭所有打开工作簿而不退出Excel:按下“Shift"键并在“文件”菜单中选择“关闭所有文件”,如无修改则工作簿被立即关闭;如果有未保存的修改,系统询问是否要保存修改。

2、工作表的“批处理”

按住“Shift"键或“Ctrl"键并配以鼠标操作,在工作簿底部选择多个彼此相邻或不相邻的工作表标签,然后就可以对其实行多方面的批量处理,笔者仅举几例进行说明。

(1)在选中的工作表标签上按右键弹出快捷菜单,进行插入和删除多个工作表的操作。

(2)在“文件”菜单中选择“页面设置……”,将选中的多个工作表设成相同的页面模式。

(3)通过“编辑”菜单中的有关选项,在多个工作表范围内进行查找、替换、定位操作。

(4)通过“格式”菜单中的有关选项,将选中的多个工作表的行、列、单元格设成相同的样式以及进行一次性全部隐藏操作。

(5)在“工具”菜单中选择“选项……”,在弹出的菜单中选择“视窗”和“编辑”按钮,将选中的工作表设成相同的视窗样式和单元格编辑属性。

(6)选中上述工作表集合中任何一个工作表,并在其上完成我们所需要的表格,则其它工作表在相同的位置也同时生成了格式完全相同的表格。

3、单元格的“批处理”

(1)"批量”调整列宽或行高。

对于相邻的多列,在其列标号处用鼠标选中整列,并将鼠标移至选中区域内,单击右键弹出快捷菜单,进行多列的插入与删除操作;将鼠标移至选中区域内任何一列的列标号

处,当鼠标变成十字形时,按下左键并拖动,则将选中所有列的宽度调成相同的尺寸。此时双击右键,则将选中的所有列的宽度调成最合适的尺寸,以和每列中输入最多内容的单元格相匹配。行的操作与上述列的操作基本相同。

对于不相邻的多列,先按下“Ctrl”键并配合鼠标左键单点或按下左键并拖动的操作,选中整列,并将鼠标移至选中的区域内任何一列的列标号处,当鼠标变成十字形时,按下左键并拖动,则将选中所有列的宽度调成相同尺寸,而此时双击右键,则将选中的所有列的宽度调成最合适的尺寸。行的操作与上述列的操作基本相同。

(2)"批量”设定格式

通过按下“Ctrl"键并配合鼠标左键单击或按下左键并拖动的操作选择不连续单元格,或者通过按下鼠标左键并拖动选择连续单元格,将鼠标移至选中的任何区域内,单击左键弹出快捷菜单,选择其中的“单元格格式……”一项进行“批量”设定单元格格式,或者利用“格式”工具条上的图标进行格式设定。

(3)"批量”输入

众所周知,在相邻单元格中输入相同的内容可以通过复制来实现。对于不相邻单元格中输入相同的内容除通过复制粘贴来实现外,还可以采取如下快捷方法实现:先按下“Ctrl"键并配合鼠标左键单点或按下左键并拖动的操作,选中所有要输入相同内容的单元格式,然后键入要输入内容,按下“Ctrl"键之后按“Enter"键,即可完成操作。

(4)"批量”求和

在Excel上工作时,对数字求和是经常遇到的操作,除传统的输入求和公式并复制外, 对于连续区域求和可以采取如下方法:假定求和的连续区域为m×n的矩阵型,并且此区域的右边一列和下面一行为空白,用鼠标将此区域选中并包含其右边一列或下面一行,也可以同时两者均选中,单击“常用”工具条上的“Σ”图标,则在选中区域的右边一列或下面一行自动生成了求和公式,并且系统能自动识别选中区域中的非数值型单元格,求和公式不会产生错误。

根据以上介绍,相信大家还能总结出许多对工作簿、工作表、单元格进行“批处理”的方法,来提高我们的工作效率。

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