运用Excel三大条件函数解决实际问题!

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秋尽冬至,又到一年年终时。在工作中,数据的运算量和汇总的操作一下比平时多了不少。众所周知,在Excel中可以对数据进行各种不同的运算和汇总,今天我向大家介绍与条件相关的函数三兄弟,分别是“COUNTIF”、“SUMIF”和“IF”函数。他们有一个共同的特点——都姓字符“IF”。

大兄弟:COUNTIF函数(计数求和)

COUNT函数,顾名思义是用来计数的,统计所选择区域的数值型单元格个数。COUNTIF是COUNT函数的引伸与拓展,在计数时加上先前条件,只有符合计数的条件才进行统计计算。比如,从员工信息表中,计算出有多少人的年龄大于35岁。

下面我们来看一个典型的分类计数汇总的例子。这里有一张销售流水记录表,每名销售人员累计做了多少“销售订单个数”呢?

大兄弟COUNTIF正常工作需要两个参数——条件区域(本例为左侧表中“销售人员”一列)和计数条件(本例为右侧表中的人员姓名)。要计算第一位销售人员的“订单数”,很简单,输入函数公式 “=COUNTIF($C$2:$C$16,E2)”即可(见图1)。

二兄弟:SUMIF函数(条件求和)

SUM函数的作用是对数据求和,而SUMIF对它进行了引伸和拓展,比如计算“金额”在1元以上的数据总和、按照人员或产品分类计算数据总和等等。它有3个参数,分别是条件区域、判断条件、实际的求和区域(如果它与“条件区域”是一个区域,就可省略)。

在上例中,计算每位“销售人员”的订单总金额,就要使用SUMIF函数来协助了。如果要计算每个人的销售订单总金额,把左侧表的“销售人员”一列当作“条件区域”,把右侧表的每个名单当作求和“条件”,把左侧表的每笔“订单金额”当作“实际求和区域”,在G2单元格中输入数据计算公式 “=SUMIF($C$2:$C$16,E2,$B$2:$B$16)”(见图2),第1名销售人员的“订单总额”就瞬间产生了。

小提示:

在本例的COUNTIF函数和SUMIF函数中,由于“销售人员”区域与“订单总额”区域都是固定的,所以在函数中引用这两列地址时,要使用“绝对地址”,也就是在地址前添加“$”符号。

三兄弟:IF函数

逻辑高手IF函数是一个条件函数,它可以通过设置的条件进行逻辑判断。

如果在刚才的数据汇总表中再添加一列“销售奖金”数据,“销售奖金”发放的方法是:如果某个人的订单总额大于¥1500,000,那么“奖金”数用总额×5%,否则“奖金”就用总额×3%。所以,第1位销售人员“销售奖金”的计算公式应为“=IF(G2>1500000,G2*0.05,G2*0.03)”,如图3所示。

结合刚才的知识,推测一下这个公式中3个参数的涵义吧。“G2>1500000”是IF函数的判断条件,“G2*0.05”是条件成立的操作,“G2*0.03”是条件不成立的操作。

名师点睛:

*数据的分类汇总是Excel最常见的应用。分类汇总的方法很多,包括使用函数和公式。设置的条件可看作是分类的依据,用“COUNTIF函数”进行分类计数汇总,用“SUMIF函数”进行分类求和汇总,非常方便。

*IF函数的作用是根据判断条件的真假,自动进行分支操作。比如根据身份证号码的奇偶来判断性别,根据绩效数据来填写成绩等等。在实际应用时,一个非常实用的应用是:把IF函数的“真”或“假”参数嵌套成另一个IF函数,实现多种分支操作。如2个IF函数的嵌套可写成“=IF(条件,真,IF(条件,真,假))”,这样一来就可以实现3个分支判断了(在Excel中,最多是7层函数嵌套)。

*重复数据的筛选问题常常让我们感到非常棘手。COUNTIF函数除了可以实现分类计数汇总外,它和IF函数配合,还可以实现对重复数据的标识与筛选,从而将1列中的重复数据删除。在如下图4所示的案例中,使用了公式“=IF(COUNTIF($C$1:C1,C1)>1,”1”,”0”)”为重复数据的后面添加了标识“1”,为不重复数的后面添加了标识“0”。在公式中,COUNTIF是条件计数,可利用它统计出从这列的第1个数据起,某个数出现了几次,再用IF函数判断,若出现2次以上就添加“1”,若出现1次则就添加“0”。最后用Excel中的自动筛选功能,将所有标识为“1”的数据行删除,就能把重复数据统统清理掉了。

与“IF”相关的函数三兄弟,不但为运算添加了“条件”,而且为我们打通了很多解决问题的道路,只要我们肯用心发掘,一定还能够找到更多的问题解决之道

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