Excel2007中的公式设置技巧

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●对于使用默认格式的单元格(单元格格式的分类为“常规”),当输入“9-1”或“2/5”等形式的字符时, Excel会以当前年份作为年,自动转换为日期格式,以短日期或长日期的格式显示。

如果希望输入“9-1”等类型的字符,键入“'9-1”(前面加上一个英文状态的单引号)。Excel在显示时会自动隐藏单引号,并以文本格式来对待输入(单引号不会作为一个字符)。

如果希望输入数字“2/5”,键入“=2/5”(前面加上一个等号),Excel会以数字来对待输入并储存。但是,默认情况下会以小数的形式显示。如果需要以分数形式显示,需要将单元格格式的分类设为“分数”。

●在导入外部数据时,有时候数字会以文本格式导人。在这种情况下,虽然单元格的格式仍为默认的“常规”,但无法对这些单元格进行数字运算。在Excel2002之后的版本中,这些数字所在的单元格会有“智能标记”显示。将鼠标移到此位置,会显示快捷菜单以便进行相应的转换。

●如果需要使用循环引用,必须在Excel中启用迭代计算。启用之后,Excel将不再对出现的循环引用弹出提示框。因此,就有可能错误地制造了循环引用。Excel中的启用迭代计算设置是针对电脑的,而不是针对文件的。在打开一个使用循环引用的文件时,如果电脑未启用该设置,则无法正确计算。

当使用循环引用时,如果迭代设置的精度不高,循环引用会在未计算出最终结果前停止,而得出一个不正确的结果。

●Excel使用8个字节的二进制存储数据,可以表示有15位精度的数据。而对于不能精确表示的数据,会接近似数存储。这样在计算中就会得到不精确的结果。这种不精确结果的误差通常会很小(十亿亿分之几),在需要精确数值时会让使用者感到迷惑。

●默认情况下,Excel计算的是存储值而非显示值。例如,两个单元格中都包含值10.005,且单元格的格式都设置为以货币形式显示值,那么每个单元格中都会显示¥10.01。如果将两个单元格相加,由于Excel引用的是存储值10.005,而不是显示值10.01,因此结果为¥20.01 。

通过以下步骤可以设置Excel令其按照显示的值来进行计算:

在excel2007中点击左上角的“MS Office按钮”——“excel选项”,弹出“excel选项”对话框,点击切换到“高级”选项卡,在右侧的“计算此工作簿时”部分中,选择需要设置的工作簿,然后选中“将精度设为所显示的精度”复选框,如图所示。选中复选框,excel会弹出提示框,单击“确定”按钮将其关闭。单击“确定”按钮关闭“Excel选项”对话框,即完成设置。

 

 

如果使用显示的(带格式的)值更改工作簿中的计算精度,那么Excel会永久性地将单元格中的存储值由完全精度(15位)更改为显示的任何格式,包括小数位数。但是更改为以显示值计算后,又选择以完全精度进行计算,无法还原为初始的值。

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