谁会做PPT之第二讲善用图片创造有效的沟通

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戴尔·卡耐基的培训课程中有一则经典练习:讲师会扮演一个刚刚降临地球的外星人,他除了能听懂你的语言,对周遭的环境一无所知,而你,要通过语言,帮助他把一件西服穿到身上。其实,这个练习听上去简单,做起来却极其之难,只有具备绝佳沟通能力的人才能勉强完成。上一讲中我们曾说,制作PPT的本质和精髓在于增进沟通。可问题在于,人与人之间的沟通,恰恰是最难把握的事情。在沟通中,我们需要运用一些技巧,去增强沟通的效果,这才是制作PPT真正的难点所在。

我们知道,PPT中的绝大部分内容,都是用文字和图片表达出来的。经验却告诉我们,尽管很多人都知道做PPT要“图文并茂”,但却不懂得图片的使用技巧,错过了许多简单提升沟通效果的机会。如果你到现在还固执地认为,图片就是用来点缀文字的,那么这一讲恐怕就是为你量身订制的了。

 

想象一下:如果一个生物老师在讲解“阿米巴原虫”的时候不能用图片(当然,也不允许画图),那他讲课的难度会有多高。由此可知,图片可以把复杂的、难以表达的事物具象化,变得清晰、易懂;善于运用图片的人甚至可以通过寥寥数图,就从根本上逆转阅读者的固有想法,进而创造出魔术般的沟通效果。然而,道理虽然浅显,做起来却不那么容易。

 

●请大胆插图

俗话说“耳听为虚,眼见为实”,然而事实真的是这样吗?在北京的公交车上,我们经常能见到一则止咳糖浆的广告:女主角举着两个做成了“肺”形状的罐子,里面有些绿色块状物无法倾倒出来,以此代表患者久咳不愈,倒入药品之后,里面的块状物便缓缓流出。这则广告虽然没有让消费者看到实际的效果,但也通过简单而形象的比喻,让患者理解了产品的药理和药效。所以,有的时候,即使眼见到的不是“实”(是比喻),也能起到“实”的效果。

图片和文字的关系也是如此。有经验的策划人,都会在活动方案中插入一些效果图,虽然我们都清楚,活动还没有举办,图片一定不是实际拍摄的,但只要选图得当,绝对能够帮助阅读者产生一些联想,从而更好地理解策划人的意图。因此,除非你的文字不需要读者产生任何联想,否则就请尽量尝试并寻找“图说”的力量吧。

 

没有插入图片的小型活动策划案,仅靠文字无法让人对活动本身产生印象

 

插入相关图片的小型活动策划案,图片令方案更直观,更容易得到他人认同

●避开“图文并茂”的误区

我相信,如果仅仅是在PPT页面中摆放文字,那么任何会用Word的人都可以轻松创造出美观的版式。然而,一旦把图片加进来,不少人就开始手足无措了。许多人认为,PPT的布局方法和“排版”没什么区别,无非是让构图看上去更漂亮。这其实是一个最常见的误区。

我曾经遇到过一个很典型的例子:领导要求完成一份用于快车(FlashGet)校园招聘活动的PPT演示,其中一页要列举一些经典的用户评论,某同事就把页面做成了如图1所示的样子——左文右图,各占一半。其实,这样的做法本身无可厚非,文字清晰明了,图片选得也不错,“图文并茂”意识到位,可问题在于,该同事自己都觉得这种版式不好看,总觉得哪里别扭,却又找不到改进的方法。那么,解决这个问题的关键究竟在哪里呢?

在我看来,最大的问题就出在“表达”上,版式是否好看都在其次。图文各半,读者就完全不知道作者想要强调的是文字还是图片,这才是最大的问题!请记住,每一页PPT中最多只能有一个重点信息存在,这个重点信息应该是你最想让读者了解或理解的。普通人的大脑,无法同时对多个重点信息形成印象,所以我们必须在图文版式上作出取舍,让非重点信息居于次要位置。没错,真正的PPT高手,他所设计的并非版式,而是读者的注意力。

下面我们可以说说刚才那个例子如何改进。从功能上看,图1是想表达快车(FlashGet)在用户当中取得了相当多的好评,页面中的文字,只是海量好评中的几段摘录。那么,我们何不把图片放到最大,干脆让它成为这一页的背景呢?为了让居于页面中部的文字看上去更清晰,我们在文字背后加了一个半透明的黑色底图,这样一来,不仅令页面风格浑然一体,也更好地突出了“海量好评中的精选”这个潜在意图(图2)。

讲到这里,你应该已经对PPT中的图文布局有了新的认识。加图还是不加图,图片大一点还是小一点,多一点还是少一点,放在旁边还是放在中间……这些究竟是由什么决定的?没错,绝对不是所谓的美学,所有一切都应该是由你所表达的内容来决定的。

 

标准的“左文右图”式分布,重点不突出,右边的图片貌似鸡肋法让人对活动本身产生印象。

 

改变图文排布的方式,令整体效果更突出,容易给观众留下深刻印象直观,更容易得到他人认同。

 

●创造沟通的魔法

由此可知,如果你是个老师,就绝对不要把两道应用题放在同一页中讲解;如果你是个推销员,也千万不能一股脑把N多产品都塞到一页里。那样只会令你的听众更疲劳,减少听众对内容的关注。不过,只要我们把思维逆转一下,就会发现,当你想在PPT中故意避开某些信息,却又不得不提的时候,只要灵活运用图片,去控制听众的注意力,就可以实现你的目的,要实现这一点,需要更多的应用和经验。

最后再和大家分享一个典型的图片“魔法”。我曾经为一个快车(FlashGet)的广告客户做过一个活动方案,活动的细节沟通没有任何问题,后来客户问道:“虽然你们的用户量大,但××的用户量也很大,我们凭什么选择你们,不选他们?”对于这个问题,其实我们前一个版本的方案中已经有所阐述,但显然,只说“快车品牌拥有用户支持”,对这个客户而言是远远不够的。

在随后的PPT方案中,我增加了两页内容,第一页是“两个较为极端的反面教材”,通过两张黑白照片,展现出街头的“性病广告”和“办证”,这两种广告形式的“用户量”简直无人可比,但你愿意把你的品牌和它们放到一起吗?当客户看到这里,并陷入思考后,第二页就会告诉他,如果一种广告终端终日展示性病广告、涉黄信息,甚至陷入到窃取用户隐私的争论中去,那么它的“用户量”价值也会大打折扣。在这两页PPT的基础之上,我们告诉客户:快车从未被卷入过流氓软件、恶意软件的争论;快车是一款只和著名下载站、知名IT网站、门户网站合作的软件;快车永远坚持健康广告原则。当然,结果可想而知,客户看到这个方案之后,顺利地与快车签订了合作协议。

 

马上解释“负面”的原因,迅速让观众的主观感受转化为理性认知。

 

 

将照片转为黑白,并作为页面主体,将“灰暗、负面”的感受传递给观众。

 

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