谁会做PPT之第一讲世道变了 重新认识PPT吧

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几年前,网上曾盛传一部名为“清华大学寝室夜话”的视频,里面几个学编程的男生在畅想未来时说:“我告诉你们,现在最牛的语言,不是C++,是PPT!我们写程序按行算钱,人家老板做一个PPT,几百万就入账啦!”虽然这是句笑谈,但至少能反映出一个问题:PPT作为一种全球通用的商务文档格式,它的价值绝对不仅限于形式本身,就像会用Word的人不一定能写出好文章一样。在那些外表光鲜的演示背后,还有许多值得我们去挖掘的东西。

很多人问我,如何才能做出一份让别人一看就能由衷地感到认同的PPT演示,说真的,这件事和写小说一样,是没有什么秘籍可循的。唯有多学习,多练习,才能实现。我们这个PPT讲座的目标不是让你学会某种技巧或特效,但其中的一些经验和理论,很可能会颠覆你长久以来对PPT的认知,从而帮你获得凌驾于普通人之上的PPT制作能力。

 

大部分初次使用PPT的朋友都有这样的感受:新建一个演示文档,鼠标点到“文本框”按钮上,随后就在页面上划来划去,连文字应该落在哪里都不知道,好不容易写了几个字,又不知道字号应该调多大。这种状况实在太普遍,普遍到会令每一个想做出优秀PPT演示的初学者感到无助。“别人做的PPT明明那么炫,为什么看上去很简单的东西,我做起来却完全找不到头绪?”如果你也有这样的困扰,那么你真应该暂时离开电脑,想想你究竟想用PPT这种形式,来达成什么样的目标。

 

●PPT是手段而非目标

现在一提PPT,教师们都会想到“课件”,商务人士都会想到“方案”,仿佛做PPT的目的,不是做课件,就是做方案。这实际上是一种较为狭隘的误区。PPT是微软Office办公软件中演示文稿制作工具PowerPoint的默认文件保存格式,于是人们就把演示文稿简称为“PPT”,又称“幻灯片”,说的都是一回事。由此你可以明白,PPT是一种表现形式,而非一种特定的文稿称谓。说得再直接些:它是手段,而非目标。

在过去,我们往往只在一些商业演讲中看到PPT的身影。如今,除了商务演讲的用途,越来越多的教师,尤其是文科教师也喜欢采用PPT格式的教案。一来便于制作,省去了不少备课时间;二来也便于学生获取电子版笔记,从而收获更好的课堂效果。另外,PPT版本的公司简介、个人简历近年来也悄然兴起,不少大学毕业生在应聘市场、策划类专业时,都会附上一份准专业级的方案。经验证明,不论是专业的广告、公关公司,还是外企、国内大企业的市场部门,都更倾向于招收有优秀PPT制作能力的人才,因为它虽然不能完全代表一个人的专业能力,但至少表现出一个人对市场、策划和沟通的理解。

 

●PPT的精髓在于沟通

那么,做PPT的目标又是什么呢?如果你的回答是“应付校长布置的任务”,那你现在就可以把这一页翻过去,不用再看了。以课件为例,很多老师做PPT是为了讲课方便,然而这些课件在本质上又仅仅是把传统的板书变成了电子版,除了能少创造一些粉尘之外别无他用。其实,我们完全可以,也应该用PPT实现更加精准、到位的沟通。

我们不妨举个例子:校长要求某班主任制作一个PPT演示,在团队活动时帮助学生学习文明守则,于是该老师做了一个包含5个页面的演示文稿,5页的内容分别为:

 

按照校长的指示和既成事实,这个PPT做得没有任何错误。可老师在按照这个演示讲完一堂课后,学生们的反映却异常沉闷,因为大家都觉得自己被威胁了——老师先告诉你新规矩来了,你们都给我老实点,当然我们老师也起带头作用,捣乱的已经被处分了,所以你们得学习守则,小心别让我逮到!

 

按照校长的指示和既成事实,这个PPT做得没有任何错误。可老师在按照这个演示讲完一堂课后,学生们的反映却异常沉闷,因为大家都觉得自己被威胁了——老师先告诉你新规矩来了,你们都给我老实点,当然我们老师也起带头作用,捣乱的已经被处分了,所以你们得学习守则,小心别让我逮到!

●写PPT之前先确定用途

一般说来,当PPT呈现为课件或者方案时,经常会有两种用途:演示和阅读。有的时候,我们写PPT是为了理清思路,在讲课或者讲解方案时做演示之用;更多的时候,则是为了提交给别人阅读,而无须讲解,如学校或公司简介。

演示用的PPT和阅读用的PPT,两种文档的做法存在着很多区别。比如,演示用的PPT中,文字不宜过多,一般只要提纲挈领即可,细节部分主要靠演讲者来发挥,如果文字过多,观众会把注意力从演讲人身上转移到PPT,这就得不偿失了。另外,由于演示PPT一般都采用投影的方式进行播放,因此文档中的字体不能太小,除了一些你不想让听众仔细阅读的文字,其他文字最好不要小于14号;而且如果你担心投影机的亮度不够大,就不要在演示中把文字和背景的字体颜色搞得过于接近。相对地,阅读用的PPT则可以尽量细致,排版布局也可以做得更为美观,从而给阅读者留下好的印象。

当然,由于PPT本身就是一种文字的载体,也有一些公司习惯性地要求员工提交PPT形式的计划、报告,那些PPT既不用来演示也不用来阅读,而是用来打印的,文字最小可以小至4号(在屏幕上已经很难看清)。像LG、三星等日韩企业都喜欢用PPT来沟通,这种情况不在我们的讨论范围之内。

 

▲演示用的PPT,字大、图多,便于投影观赏

 

▲阅读用的PPT,文字密度很高,有的甚至可以打印阅读

 

有必要升级到PowerPoint 2007吗

随着Microsoft Office 2007的推出,许多2003版的用户都急于将PowerPoint升级到最新的2007版。然而,经验告诉我们,盲目的升级可能会给电脑配置较低的用户带来麻烦。

事实上,PowerPoint 2003的运行速度非常快,即使是在三年前的老配置电脑上也能流畅地运行,而PowerPoint 2007由于对显卡要求较高,没有独立显卡的用户在运行2007时会明显地感觉到吃力——无论是翻页、演示还是保存,每个操作都可能消耗相当长的时间。笔者曾经在一台拥有2GB内存的IBM X61(改机型不具备独立显卡)上运行PowerPoint 2007,速度依旧慢得要命。

另外,虽然PowerPoint 2007增加了许多“一键式”的美化操作,可以帮普通用户创建更漂亮的PPT演示,但对于用惯了2003的用户而言,刚刚使用2007时会有许多操作不习惯。因为,在2007版中,许多2003的经典操作被重新分布,一些功能甚至被忽略掉了(如调节图片的透明度)。相比之下,2007的新增功能乏善可陈,而且它默认的文件格式(*.pptx)即便转为2003格式(*.PPT),用2003再编辑的时候也会出现许多不兼容的情况。

因此,如果你拥有较高配置的电脑(含独立显卡),想尝试PowerPoint 2007的酷炫,并且基本上无须与他人协作完成PPT文档,升级到2007也未尝不可。否则,PowerPoint 2003仍是一个非常好的选择。

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