如何共享与重复使用PowerPoint2007文档内容

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要存储、共享并重复使用幻灯片库中的幻灯片,计算机必须运行 Microsoft office PowerPoint 2007,且必须连接到正在运行 Microsoft office SharePoint Server 2007 的服务器。如果您不知道自己的计算机是否与office SharePoint Server 2007 服务器连接,请与您的服务器管理员联系。

共享与重复使用幻灯片内容综述

通过使用 office PowerPoint 2007,您可以将个别幻灯片文件存储到运行 office SharePoint Server 2007 的服务器上某个中央位置的幻灯片库,从而共享并重复使用幻灯片内容。您可以将幻灯片发布到幻灯片库,也可以从幻灯片库添加幻灯片到演示文稿。

通过使用幻灯片库更新,您可以将插入计算机上的演示文稿中的幻灯片与服务器上的幻灯片库中的原始幻灯片相关联。每次您在自己的计算机上打开演示文稿时,PowerPoint 都会通知您幻灯片是否已更新,并提供下列选项:忽略更新、在旧幻灯片上追加新幻灯片或者用已更新的幻灯片替换旧幻灯片。

当您更改幻灯片库中的现有幻灯片时,office SharePoint Server 2007 会打上时间戳并自动将文件签出给您;当您结束更改时,同样会打上时间戳并将其签入。office SharePoint Server 2007 具有版本控制功能,您可以使用该功能跟踪以往对幻灯片进行的所有更改历史。若要利用幻灯片库版本控制功能,请参阅 office SharePoint Server 2007 帮助。

若要查找幻灯片库中幻灯片的最新版本,只需在幻灯片库列表中筛选和排序。若要了解如何查找幻灯片的最新版本,请参阅 office SharePoint Server 2007 帮助。

office PowerPoint 2007 会自动记住多个幻灯片库的位置,这样您就能轻松查找。

将幻灯片库与 office SharePoint Server 2007 搭配使用,您可以执行下列操作:

·将幻灯片存储在共享位置以便他人访问。

·跟踪并审阅对幻灯片进行的更改。

·查找幻灯片的最新版本。

将幻灯片发布到幻灯片库

注释 在您将幻灯片发布到幻灯片库之前,必须在 office SharePoint Server 2007 服务器上创建一个幻灯片库列表。若要创建幻灯片库,请参阅 office SharePoint Server 2007 服务器帮助。

1、打开包含您想要发布到幻灯片库的幻灯片的演示文稿。

2、单击 Microsoft office 按钮 ,指向“发布”,然后单击“发布幻灯片”。

 

3、在“发布幻灯片”对话框中,选择您想要发布到幻灯片库的幻灯片旁边的复选框。

若要选择所有幻灯片,请单击“全选”。

4、在“文件名”下面,执行下列操作之一:

·若要重命名一个或多个幻灯片文件,请单击现有文件名,然后键入新的名称。

·若要保留默认的幻灯片文件名,请进入步骤 5。

注释 PowerPoint 以演示文稿名和唯一的幻灯片标识 (ID) 号为默认文件名,给每一个幻灯片文件自动命名。如果您移动幻灯片,则幻灯片 ID 号将不再按连续顺序出现。

5、在“说明”下面,单击并键入对幻灯片文件的说明。

6、在“发布到”列表中,输入或单击您想将幻灯片发布到的幻灯片库的位置,然后单击“发布”。

从幻灯片库添加幻灯片到演示文稿

1、打开要向其中添加幻灯片的演示文稿。

2、在“开始”选项卡的“幻灯片”组中,单击“新幻灯片”下的箭头,然后单击“重用幻灯片”。

3、在“重用幻灯片”窗格的“从以下源插入幻灯片”框中,输入幻灯片库的位置,然后单击箭头 来寻找幻灯片库。或者单击“浏览”查找幻灯片库。

4、在“所有幻灯片”列表中,单击您想要添加的幻灯片。

若要查看更大的幻灯片缩略图,请将指针停留在该幻灯片上。

5、若要从幻灯片库添加更多幻灯片到演示文稿,请重复步骤 3 和步骤 4。

注释 如果您希望在有人对您从幻灯片库添加至演示文稿的幻灯片进行更改时收到通知,请在“重用幻灯片”窗格底部单击该幻灯片,然后选择“此幻灯片更改时通知我”复选框。

检查对从幻灯片库添加的幻灯片进行的更改

1、打开包含一个或多个幻灯片的演示文稿,这些幻灯片最初来自服务器上的幻灯片库。

会出现“检查幻灯片更新”对话框,告知您该演示文稿包含一个或多个与幻灯片库相关联的幻灯片。该对话框为您提供了检查这些幻灯片更改情况的选项。

“检查幻灯片更新”对话框

2、在“检查幻灯片更新”对话框中,单击“检查”。

3、请执行下列操作之一:

·如果您的演示文稿中没有幻灯片要更新,则会出现“此时没有更新的幻灯片,请单击‘确定’”的消息。单击“确定”。

·如果出现“确认幻灯片更新”对话框,并显示了您的演示文稿中的幻灯片缩略图以及幻灯片库中的幻灯片,请加以比较,然后执行下列操作之一:

·若要用幻灯片库中已更改的幻灯片替换本地幻灯片,请单击“替换”。

·若要将已更改的幻灯片添加到您的演示文稿,以便您进一步比较两张幻灯片,请单击“追加”。

注释 “追加”会将已更新的幻灯片插入到演示文稿中旧幻灯片的后面。

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