脱离Project软件的项目计划沟通方法

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项目经理利用Project 2013制定了项目计划,但当跟大家沟通或需要向领导汇报工作时,才发现大家都没有安装Project软件,如何将项目计划展示出来,跟大家共享呢?

有四种方法可以解决以上问题。

一   利用日程表将任务摘要导入PPT

如果只需要沟通项目的大体安排,对工作细节没有要求,那只需将任务摘要跟大家展示即可,我们可以利用日程表功能来实现(针对2010版以上版本)。

1.1       调出日程表

单击“视图”菜单,勾选“日程表”选项即可。

1.2       设置日程表

单击出现的日程表,会在工具栏中增加一个浮动工具栏“日程表工具”。

单击“现有任务”,在对话框中勾选需要展示的摘要任务,选择性设置任务的展示方式为条形图还是标注型,以清晰展示为标准。

同时,可以进行日期格式等设置,详情见菜单栏显示。

1.3       复制日程表

 在“日程表工具”中单击“复制日程表”,根据具体情况选择一种方式,如“用于演示文稿”,然后在PPT中粘贴,最后进行适当调整即可。

二   将项目文档进行打印

项目计划做好之后,单击文件菜单下的打印命令,将文档打印发给大家传阅即可。当然打印时需要在“页面设置”对话框中调整一些属性设置。如:是否打印空白页?是否在每页甘特图上都重复任务列表中的前几列数据?是否需要每页都显示图例……

三   利用复制图片功能发送电子版项目计划图片

如果需要跟团队成员沟通细节问题,日程表不能满足需要,但打印文档不方便传输,也不够绿色环保,现在希望以电子版方式展示整个项目计划及甘特图,我们可以利用复制图片功能来实现。

复制图片功能是隐藏在Project内部的,需要先从后台调出才能使用。单击快速访问工具栏下拉箭头,选择“其他命令”。

在Project选项对话框中,选择“常用命令”,找到“复制图片”功能,单击“添加”即可。

选中需要生成图片的任务,在“复制图片”工具栏中进行相关设置。

最终整个项目将被以图片的方式保存下来。

但是有学员对此并不满意,他希望把图例也显示在甘特图上,也就是他希望看到打印版的效果,但是最好是电子版的交付物。这时我们就只能用第四种方法了。

四   利用虚拟打印机将项目导出为PDF版文档

在“页面设置”中定义好之后,我们可以进行打印,但需要选择虚拟打印机,如“Adobe PDF”。

单击“打印”,此时会弹出“另存PDF文件为”对话框。找地方保存后,就能看到一个项目的PDF文档了。

如果需要图片版,可以用Adobe Acrobat软件打开此文档,另存为.JPG格式即可。

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