Access让工作自动化

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Access中的查询能够把数据处理和分析过程固化下来,并且还可以设计“基于查询”的查询。只要单击查询链上的最后一个查询就可以一次性地完成烦琐的数据处理和分析操作。这看起来很不错,却有一个问题:我们怎么才能够自动地执行这些查询呢?

 

感谢Access,它给我们提供了一种叫做“宏”的功能。我们知道,“宏”的概念在Excel中就有了,Excel中提供的“录制宏”功能能够把我们在Excel中的操作步骤录制下来,以便在将来需要的时候重复执行。

 

在Access中,不再有“录制宏”的概念,我们必须自己“设计宏”或者更确切地说,去“组装宏”。但这并不意味着在Access中宏的使用变得很复杂。事实上,Access已经把我们在Access中可能用到的绝大多数操作都已经预先设置好,我们需要做的只是把这些预定的操作按照实际工作需要的顺序编排起来就行了,从这个角度来讲,Access中的宏用起来反而比Excel中的宏更简单!

 

假设我们在制造部门工作,有一项日常工作:每天早晨8:00,分析一下在这一时刻(8:00)生产线各个工序的“在制品”库存情况,并且需要把该时刻“在制品”在各个工序的库存数量保存下来,一天天地积累数据,以便将来在需要的时候分析各个工序的“在制品”库存在一段时期内的每天特定时刻的变化趋势。

 

这里的“在制品”是生产管理方面的常用术语,意思是“制造过程中的产品”,也可以说是“尚未完成的产品”,其英文是Work in Process,简称WIP。

 

很多大公司都有一套生产追踪系统,用于追踪生产线上的产品的加工状态,为了方便读者理解,这里假设在我们生产铁皮桶的工厂任职,铁皮桶的生产过程包括4个工序,分别是:

 

(1)铁板剪裁;

(2)桶体焊接;

(3)桶身喷涂;

(4)最后装箱。

 

在产品制造过程中,生产追踪系统会实时、动态地“反映”每一个工序的在制品库存数据到系统数据库中,对于每一个工序的“在制品”库存,我们一般只能实时查询当时的情况,而不能查询过去某一时刻在制品库存的历史数据,因为生产执行系统的数据库一般不会持续地保存每一时刻在制品库存数据(如果要保存的话,那将是相当庞大的数据量)。所以,如果要想了解在制品库存在每天某一特定时刻的历史变化趋势,我们必须自己想办法!

 

为此,我们每天早晨8:00之前来到公司,第一件事就是使用Access的“外部数据→导入并链接”功能把生产执行系统在8:00这个时刻的在制品库存数据提取到Access中,并且“追加”存放到Access中的一个单独的表格中,每天一次,不断积累数据,以便我们在需要时把数据导出到Excel中分析在制品的库存变化趋势。

 

这个工作如果手动处理,无疑是重复而且单调的,并且时间要求是严格的,假设某一天由于交通堵塞我们未能在8:00之前赶到公司,那么这个抓取在制品库存的工作就耽误了,对于大规模的24小时不间断生产的企业来说,在制品库存是随时变化的,时间一旦错过了,当时的在制品库存数量也就再也无法得到了。

 

幸运的是,我们可以在不需要VBA代码的情况下,让Access软件帮助我们在指定的时间帮助我们自动完成这件事情。。。。。。

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