OneNote的作用概述

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OneNote 可以用于多种用途。OneNote 的一般使用情况包括:

在一个位置收集所有信息

随着大量信息的不断涌现及其形式的多样化,需要将所有信息保存在一个位置,因而需要一种足够灵活的工具来捕获这些信息。否则,本来可用于帮助制订更佳决策或提高效率的信息将丢失或难以找到。

记录书面笔记并在随后进行转录会消耗大量的时间,且难以进行。书面笔记本容易丢失,无法与他人轻松共享,且实际上只适用于捕获一种信息类型:手写笔记。由于大多数用户不具有以数字方式捕获无结构信息的方法,因此他们通常将网站信息搜索打印出来并将信息存放在文件夹或书桌上,这样便难以在以后进行查找,并且当他们离开后便无法获取这些信息。不仅如此,与他人共享信息时也很困难。人们默认通过电子邮件进行文件共享和信息交换,但如果不读取长长的往来电子邮件,通常难以制订相应的计划。

OneNote 通过一个灵活的软件程序为您提供了解决方案,它使您可以在一个位置收集几乎所有类型的信息。在随时可以获取信息的情况下,您可以进行更充分的准备,从而制订更佳决策。

在一个位置存放所有信息(包括其他 Microsoft Office 程序中的任意格式的笔记、图像、文档、文件和富媒体),并按照最适于您的方式进行组织。

帮助您保护知识产权,使您不必为经常保存或创建信息备份而担心,OneNote 将替您完成这些操作。

在 OneNote 中进行会议记录,以创建工作组决策和自由讨论会议的实时存储库,可为后续会议提供连续性和背景。

通过将键入或手写笔记与 OneNote 录音和录像同步,捕获客户电话和会议的详细信息。

在采用 Microsoft Windows Mobile 的设备上收集信息(包括笔记、录音和图片),并将其传输到 OneNote 中。

利用 OneNote 导出应用程序编程接口,可轻松地将 OneNote 中收集的信息传输到公司的业务系统,并在此过程中减少在不同系统上重新键入相同信息时所发生的错误和浪费的时间。

复制、粘贴或打印来自其他 Microsoft Office 程序(包括 Word、Excel、Outlook 和 PowerPoint)中的信息,或者在这些程序中复制、粘贴或打印来自 OneNote 中的信息。

使用 OneNote 绘图工具和表格可添加批注并轻松地组织和管理信息。

迅速找到所需内容

查找工作中所需的信息可能需要大量时间。在书面笔记、文件夹、计算机文件或网络共享中搜索信息时,将占用您工作以及果断处理公司事务的宝贵时间。用在搜索信息上的时间并不是真正的工作时间。

通过 OneNote,查找信息将变得简单、快捷。OneNote 使您无需费神来判断关键信息的存储位置,因为一切信息都存放在同一个程序中。您无需再通过单击多个文件夹并对书面笔记本的多页进行分类来查找所需的信息。其强大的搜索功能可为您提供迅速定位信息的能力。

OneNote 还允许您跨多种新增内容类型进行搜索,例如,扫描文档或图像中的文本以及录音或录像中的有声内容。由于可以更加容易地找到所需内容,您和您的工作组成员可以制订更佳的决策。

在文本、图像以及 OneNote 中制作的录音中迅速搜索并查找关键字。

在摘要任务窗格中查看超链接搜索结果 – 只需单击一次便可找到相关结果。

同时查看所有打开的笔记本,使用拖放功能轻松排列和重排笔记,在笔记本中添加其他页面的超链接以迅速找到相关内容。

通过 OneNote 和 Microsoft Outlook 之间的双向同步轻松管理任务。

将笔记和其他信息链接到特定的 Outlook 联系人,以帮助您更好地准备会议并轻松地回顾相关信息。

使用笔记标记和视觉丰富的图标来标记笔记,使您可以更加容易地返回提醒、任务和其他待办事项。

更有效地协作

由于工作组成员在不同的位置针对多个项目工作,因此通信、协调和信息共享是否有效将极大地影响工作组的效率。工作组通常依靠电子邮件共享信息,导致发生混淆,并使电子邮件收件箱不断膨胀。任务、待办事项、议程和事件存储在静态文档或文档管理系统中,难以进行更新、跟踪和访问,并使多个用户无法同时对相同的信息进行处理。由于每个用户单独存储和跟踪信息,因此无法使所有人在同一页面上进行工作。

OneNote 可消除因信息单独存储在书面笔记、文件夹或用户个人计算机上而产生的不便,有助于用户更有效地协同工作。工作组可以轻松地共享信息、提高工作效率,并对项目、事件和目标更加有效地进行跟踪。

使用共享笔记本(无论脱机还是联机)在同一笔记本中协同工作。OneNote 管理对同一笔记本的更改,从而无需跟踪版本或上载更改。

创建工作组知识库,以便每个用户都可以访问相同的信息,从而有助于使新工作组成员迅速提高效率并减少重复工作的发生。

通过以 HTML 形式发送笔记,让具有电子邮件客户端或 Web 浏览器的任何人都能够查看笔记,甚至可以与非 OneNote 用户共享笔记。

通过选择要与工作组成员共享的笔记本以及要保密的笔记本,可保持对自己信息的控制,这样有助于通过密码保护来确保隐私安全。

将 OneNote 用作共享的数字白板,可使虚拟工作组查看和编辑同一组笔记,从而进行实时协作。

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