利用outlook更方便、更直观地组织信息

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现今是一个信息爆炸的时代,收集信息、整理信息、记录信息、搜索信息等工作让我们成为了不折不扣的信息工作者。然而,您又将如何应对海量信息的席卷,轻松驾驭它呢?

信息的有效组织将大大提高信息的利用效率。Microsoft Office Outlook 2007作为信息的管理工具,提供了简单、快捷的方式,帮助您轻松完成日常事务的组织、管理与规划。

1:善用“待办事项栏”管理您的日常事务

在Outlook 2007中,您如果创建了一个近期的约会、会议要求或任务等,这些信息都将自动地呈现在待办事项栏中(如图1所示),从而避免您错过近期所有重要的事务。而且,在OneNote中标记的任务也会自动地同步在Outlook待办事项栏中。

图1 Outlook待办事项栏

2:设置日常事务的执行优先级和类别

在处理日常事务时,常常需要确定哪些任务是重要紧急的,哪些任务是可以延期的,并希望能够对相关的任务进行类别的分组。在Microsoft Outlook 2007中,您可以利用“颜色类别”功能为不同的事务进行颜色标识,从而帮助您快速、清晰地区分不同的任务。

在Microsoft Outlook 2007的“待办事项栏”中,右键单击指定的约会、电子邮件或任务,在随后打开的快捷菜单中,单击【分类】命令,在其下拉列表中选择一种颜色类别即可,如图2所示。

图2 使用颜色指定类别

首次使用颜色类别时,您可以在“分类”下拉列表中,单击“所有类别”选项,打开“颜色类别”对话框为不同的颜色定义一个更有意义的名称,或者根据需要创建新的颜色类别,如图3所示。

图3 设置颜色类别

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