Outlook 2007轻松管理时间

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很多人都有这样的体会,每天工作紧张而忙碌,却又常常被领导突然下达的命令把计划打乱,邮件太多怎么也找不到想要的附件文档,会议前的等待无奈又必须,到了下班时间才想起来还有几项今天必须完成的任务。今天我就来帮助您解决这一困境,讲解如何使用Outlook2007进行有效的时间管理。

一、颜色与后续标记——邮件信息快速标注

每天早晨打开Outlook,我们可能会收到大量的邮件:有些是领导分配的任务,有些是朋友发来的笑话,有些是同事提的问题,有些是亲友发来的祝福,还有一些是讨厌的垃圾邮件。我们是不是应该仔细的阅读每一封信逐一处理呢?我认为不应该这样。我们应该先预览邮件,判断邮件的重要程度,删除垃圾邮件,回复容易处理的邮件。对一些需要大量时间去处理或者需要后续提醒的邮件,用Outlook 2007的颜色与后续标记功能进行标记。

在Outlook 2003中,颜色标记和后续标记是同一个概念。Outlook 2007中把他们分开,变成两个功能。其中,颜色标记可以对颜色进行选择、对名称进行修改,同一封邮件可以标注多个颜色标记,方便对邮件进行具体的规类和管理。我们可以在颜色标记的方框上点击鼠标右键,选择“所有类别”,在弹出的窗口中对颜色进行命名。命名完后我们可以右键点击颜色标记的方框,选择适合这封信的颜色标记。

如果我们还需要对这封邮件的相关事件进行后续工作,那么我们还需要添加后续标记。后续标记在Outlook 2007中不再仅仅是一个标记而已,它被赋予了时间节点的概念。设置后续标记的目的是提醒您在限定的时间内完成后续工作。我们可以看到在对邮件设置后续标记以后,“待办事项栏”和“任务”中都相应的增加了提醒,提示您在限定的时间内完成该邮件的后续工作。

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