如何通过Flow将SharePoint数据同步到Excel中

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很多同学在日常工作中希望对 SPO LIST 的数据进行分析汇报,但没有 Power BI 怎么办呢,难道每次要分析数据的时候都去 SPO 上把数据导出一份吗,这个交互是不是有点不太理想呢。还有一个场景就是老板就喜欢看excel、PPT 形式的报表,你有招么,哈哈。

那么今天跟大家分享一下如何通过flow将 SPO 的数据自动保存到excel中

首先,我们继续沿用我们的请假申请 list,我们一起回忆一下这个 list 的功能。

  1. 用于员工提交请假申请
  2. 申请提交后自动触发审批邮件到直属领导
  3. 直属领导审批后自动触发邮件反馈
  4. 审批意见回传 SPO LIST

基于上述功能,我们又希望在审批完成后,将此条数据自动写入指定的excel中,便于统计和分析员工的相关数据。那么我们进入今天的主题

前期条件

  1. 在 OneDrive 中创建一个文件夹
  2. 在文件中创建一个excel,注意填写好excel文件名后面不要随便修改
  3. 根据需求选择是否将 OneDrive 同步到本地

打开excel Online,将 SPO LIST 中的项填写到 excel 中

选择 excel 行,选择“套用表格式”

excel 所在位置

打开flow“请假审批”在 Update Item 后面增加数据同步功能,连接器选择“excel”操作选择“Excel – Insert row”

当选择完“Excel – Insert row”后,连接器会提示我们选择连接的目的地,我们本次选择连接到 Onedrive for Business 中。当然你也可以根据实际情况选择其他连接点。

点击图标,选择 excel

选择完 excel 后,此处需要注意“Table name”会自动识别 sheet,如果未自动识别出来,请检查相关连接权限。我们看到现在flow已经将我们 excel 里面的列读取出来了

我们将对应的动态内容添加的选项中,在选择审批人、审批意见的时候我们需要注意,动态内容中我们需要选择“Update item”中的审批人、审批意见,否则 excel 中无法写入。我相信看过前面博文的同学一定理解什么意思咯,如果不理解的同学,欢迎留言讨论哈。

至此操作完成,我们来看一下整体工作流的效果

下面我们提交一下请假审批,从下图可以看到,当完成审批后,数据会通过flow写入到 excel 中

好了,今天的分享到这里了,欢迎大家留言讨论,谢谢支持!

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